Онлайн-касса в салоне красоты: нужна ли, как выбрать и подключить
- Законодательные требования
- Преимущества использования
- Как подобрать онлайн-кассу
- Как зарегистрировать кассу
- Требования к чекам и допфункционалу
- Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Онлайн-касса — разновидность контрольно-кассовой техники (ККТ) с модулем для выхода в интернет и фискальным накопителем. Последний нужен, чтобы передавать информацию о пробитых чеках в Федеральную налоговую службу (ФНС). Эта передача осуществляется через посредника — оператора фискальных данных (ОФД). В этой статье мы подробно разберем, зачем салону красоты подключать онлайн-кассу, как не ошибиться с выбором аппарата и в чем заключаются основные преимущества такой системы расчетов.
Законодательные требования
Кто должен использовать онлайн-кассу
Законодательство РФ, в частности Федеральный закон № 54-ФЗ, четко определяет круг лиц, для которых применение контрольно-кассовой техники является обязательным. В этот перечень входят практически все организации (ООО) и индивидуальные предприниматели (ИП), оказывающие услуги и продающие товары за наличный или безналичный расчет, включая оплату банковскими картами и QR-кодами. Салоны красоты, парикмахерские, студии маникюра и другие предприятия бьюти-сферы подпадают под это правило, независимо от выбранной системы налогообложения. Таким образом, использование онлайн-кассы становится неотъемлемым условием легальной работы в сфере услуг.
Кто может работать без онлайн-кассы
В ряде случаев законодательство РФ разрешает не применять ККТ. Например, самозанятым мастерам, которые платят НПД и отчитываются о прибыли путем формирования чеков в приложении «Мой налог». При этом у таких специалистов есть ограничения как по количеству доходов, так и по видам деятельности. Получить освобождение от применения ККТ также могут организации и ИП, работающие в отдаленных или труднодоступных местностях, перечень которых утверждается региональными властями. В этих случаях вместо чека может выдаваться документ, подтверждающий расчет.
Сроки перехода на онлайн-кассы
Этап обязательного перехода на онлайн-кассы в России проходил с 2017 по 2021 год. К настоящему моменту все организации и ИП, включая сферу красоты, должны были внедрить контрольно-кассовую технику нового образца. Если салон красоты был открыт после завершения всех этапов реформы или по каким-то причинам до сих пор не установил онлайн-кассу, необходимо сделать это в кратчайшие сроки перед началом приема платежей от клиентов. Отсрочек для данной сферы деятельности не предусмотрено.
Штрафы за отсутствие онлайн-кассы
Несоблюдение требований 54-ФЗ влечет за собой серьезные финансовые последствия. Игнорирование требований закона может привести к значительным убыткам или временной остановке работы салона. Налоговые органы активно контролируют применение ККТ. Перечень основных штрафов и взысканий можно посмотреть в таблице ниже.
Преимущества использования
Повышение доверия клиентов
Выдача фискального чека демонстрирует клиентам прозрачность работы бизнеса, а возможность получить электронный документ об оплате на электронную почту добавляет удобства сервису. Это формирует положительный имидж салона как профессионального бьюти-заведения и укрепляет доверие посетителей.
Упрощение процедуры отчетности
Онлайн-касса автоматически фиксирует все операции и передает данные в ФНС. Это избавляет персонал от необходимости вести журналы учета вручную, а также дает владельцу салона доступ к актуальной информации о финансовых показателях, снижая риск возникновения ошибок.
Возможность интеграции с CRM
Онлайн-кассы легко интегрируются со специализированным ПО по типу 1С:Салон красоты. Подобная связка позволяет оптимизировать рабочие процессы и сократить количество рутинных задач. Так, данные о продажах могут автоматически передаваться в CRM для обновления истории взаимодействия с клиентом и расчета бонусов.
Подключение эквайринга
Большинство касс предусматривают возможность подключения платежных терминалов (эквайринга). Чаще всего кассовое ПО уже имеет встроенные функции для работы с банковским оборудованием, что дает возможность предлагать клиентам различные способы оплаты и работать на увеличение среднего чека.
Как подобрать онлайн-кассу
Ключевые параметры выбора
1) Фискальный накопитель
Фискальный накопитель (ФН) — это специальный чип внутри кассы, на который записывается информация обо всех операциях. Существуют два типа ФН: со сроком действия ключа фискального признака в течение 15 месяцев или 36 месяцев. Выбор зависит от системы налогообложения и специфики работы салона:
- ФН на 36 месяцев. Подходит для большинства салонов на УСН, ПСН, ЕСХН;
- ФН на 15 месяцев. Обязателен для салонов на ОСН, при торговле подакцизными товарами или сезонном характере работы, а также для тех, кто совмещает спецрежимы с ОСН или является платежным агентом.
2) Срок действия фискального накопителя
Как уже было упомянуто выше, срок действия ФН составляет от 15 до 36 месяцев. Однако важно понимать, что это только срок службы ключа фискального признака — память самого накопителя может закончиться раньше, особенно если салон работает с большим количеством клиентов. По истечении срока действия ключа или заполнении памяти ФН необходимо заменить его на новый и снова зарегистрировать кассу в ФНС с указанием причины «замена ФН».
3) Тип подключения
Чтобы передавать данные ОФД, необходимо стабильное интернет-соединение. Разные модели касс поддерживают разные типы подключения:
- Wi-Fi. Наиболее удобный вариант для большинства салонов, где есть стационарный интернет;
- SIM-карта. Обеспечивает мобильность и подходит для выездных мастеров, а также в качестве резервного канала связи;
- Ethernet. Проводное подключение к роутеру — самый надежный и стабильный вариант, который, однако, требует прокладки кабеля к кассовой стойке.
4) Интеграция с учетными программами
Если ваше заведение уже использует или планирует внедрить CRM-систему по типу 1С:Салон Красоты, убедитесь, что выбранная модель кассы совместима с ПО. Наличие готовых модулей интеграции значительно упростит настройку и поможет автоматизировать обмен данными между программами.
Типы онлайн-касс
Автономные кассы. Простые кнопочные аппараты со встроенным принтером чеков и небольшим дисплеем. Они не требуют подключения к компьютеру или планшету, но при этом имеют ограниченный функционал и сложности с редактированием номенклатуры услуг, что делает такие устройства непригодными для сложной процедуры учета.
POS-системы. Комплексное решение, состоящее из компьютера и монитора в одном корпусе, фискального регистратора и кассового программного обеспечения. Обладает широким функционалом и легко интегрируется с другими системами, но имеет более высокую стоимость по сравнению с автономными кассами.
Фискальные регистраторы. По сути это — принтеры чеков со встроенным фискальным накопителем. Они не могут работать автономно и требуют подключения к компьютеру, планшету или POS-терминалу, на котором установлено кассовое ПО. Среди плюсов можно выделить возможность интеграции с разными устройствами и быструю печать чеков.
Мобильные кассы. Компактные устройства, объединяющие в одном корпусе сенсорный экран, принтер чеков, сканер штрих-кодов и модуль для приема банковских карт. Работают на ОС Android с предустановленным кассовым приложением и являются отличным вариантом для небольших студий, самозанятых мастеров или в качестве дополнительной кассы.
Как зарегистрировать кассу
Этапы регистрации
Регистрация ККТ в налоговой — обязательная процедура, подтверждающая, что касса будет использоваться конкретным ИП или ООО по определенному адресу. Существует два основных способа регистрации.
1) Через сайт налоговой
Получение Квалифицированной электронной подписи (КЭП). Она необходима для входа в ЛК на сайте ФНС и подписания заявления. КЭП выдается удостоверяющим аккредитованным центром или самой налоговой службой.
Подача заявления на регистрацию. В ЛК необходимо заполнить электронное заявление и указать данные о владельце кассы, модели и заводские номера ККТ и фискального накопителя, а также адрес установки кассы и сведения об ОФД (если договор уже заключен).
Получение Регистрационного номера машины (РНМ), который будет присвоен ФНС после проверки заявления.
Фискализация кассы. С помощью специальной утилиты, предоставляемой производителем кассы или ОФД, в систему вводятся РНМ, ИНН пользователя и сведения об операторе, после чего касса распечатывает соответствующий отчет.
Завершение регистрации. Данные из отчета дублируются пользователем в ЛК на сайте ФНС, после чего налоговая формирует карточку регистрации кассы.
2) Через оператора фискальных данных
ОФД — посредник, который получает информацию по каждому пробитому чеку и передает данные в налоговую. Многие операторы предлагают услугу регистрации кассы «под ключ» или помогают на отдельных этапах.
Выбор ОФД. Ознакомьтесь со списком аккредитованных операторов и сравните предложенные тарифы.
Заключение договора и оплата услуг. Это можно сделать на сайте оператора, используя КЭП.
Настройка кассы. В настройках нужно указать данные для подключения к серверу, которые предоставит ОФД.
Как подключить кассу в 1С:Салон красоты
В программе 1С:Салон красоты доступна онлайн-касса Эвотор. Процесс подключения осуществляется с помощью стандартного торгового оборудования:
- Откройте раздел «Настройки» > «Подключаемое оборудование» и выберите нужный тип оборудования, после чего нажмите кнопку «Создать»
- В открывшемся окне заполните следующие поля: драйвер оборудования, организация, наименование, серийный номер и нажмите кнопку «Сохранить».
- Нажмите на кнопку «Настроить» и в открывшемся окне заполните следующие поля: адрес сервера, код приложения, логин, пароль и токен доступа к онлайн-кассе, а затем нажмите кнопку «Сохранить».
- Откройте раздел «Настройки» > «Все справочники» > «Кассы». Для создания новой кассы нажмите кнопку «Плюс создать» и в поле «Фискальный регистратор» укажите созданную кассу.
Требования к чекам и допфункционалу
Обязательные реквизиты
Фискальный чек — не просто бумажка, а официальный документ установленной формы. Согласно 54-ФЗ, он должен содержать ряд обязательных реквизитов, включая наименование организации, ее адрес и многое другое. Отсутствие хотя бы одного параметра может быть приравнено к невыдаче чека.
Отправка электронных чеков
По закону клиент имеет право получить электронный чек, который полностью равнозначен бумажному. Для этого кассир или администратор должны уточнить контактные данные покупателя до момента расчета, а затем ввести информацию в кассовую программу. После оплаты система автоматически отправит чек по указанному адресу. Данная услуга обычно входит в тариф ОФД, однако за отправку SMS может взиматься отдельная плата.
Возвраты и исправления
Возврат. Если клиент возвращает товар или отказывается от оплаченной, но не оказанной услуги (или оказанной некачественно), необходимо оформить чек с признаком расчета «Возврат прихода». Он должен содержать те же наименования и суммы, что и первоначальный чек продажи. Деньги также должны быть возвращены тем же способом, каким была произведена оплата.
Коррекция. Если ошибка была обнаружена уже после закрытия смены или если расчет был проведен без ККТ (например при сбое электричества), формируется специальный чек коррекции. В нем указывается тип коррекции, основание для коррекции (например служебная записка с описанием ошибки), и сумма неверного или непробитого чека.
Дополнительное оборудование
Терминалы для эквайринга. Если касса не имеет встроенного модуля, салону потребуется отдельный банковский терминал — ПИН-пад. Он может подключаться к кассе или работать автономно.
Сканеры штрих-кодов. Необходимы, если салон активно продает сопутствующие товары: косметику, аксессуары и т. д. Наличие сканера позволит ускорить процесс добавления товаров в чек и минимизировать количество ошибок.
Платежные модули. Если банковский терминал является частью POS-системы, обеспечивающей бесшовную оплату, салону могут потребоваться интеграция с платежными сервисами по типу CloudPayments, Yandex Pay и другими.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли использовать одну онлайн-кассу на несколько мастеров?
Да, если все мастера работают в рамках одного юридического лица (ООО) или ИП по одному и тому же адресу установки кассы. Сама касса при этом должна быть зарегистрирована на конкретного налогоплательщика и «привязана» к месту расчетов.
Как действовать при смене локации?
Если салон планирует переехать в другое помещение, необходимо пройти повторно зарегистрировать кассу в налоговой, подав заявление через ЛК или через ОФД с указанием нового адреса. Работа без перерегистрации кассы является нарушением закона.
Что делать при поломке кассы?
Если касса или регистратор вышли из строя, нужно как можно скорее обратиться в сервисный центр для ремонта или произвести замену аппарата. Если процесс затягивается, следует уведомить ФНС о простое, чтобы избежать штрафов за непробитые чеки.
Внедрение онлайн-кассы — не просто рутинная обязательная процедура, но и шанс сделать свой бизнес эффективнее. Правильно выбранная и настроенная ККТ упрощает финансовый учет, а также позволяет избежать штрафов со стороны налоговых органов. Чтобы облегчить себе задачу, можно использовать программное обеспечение 1С:Салон красоты. Функционал системы позволяет осуществить подключение онлайн-кассы Эвотор, а также настроить кассовый сервер. Кроме того, в программе можно просматривать отчеты, отслеживая ключевые показатели эффективности: количество выручки, размер среднего чек и многое другое.
