Как повысить продажи в салоне красоты. Программа управления запасами
- Анализ текущего состояния
- Выбор программы управления запасами
- Внедрение программы управления запасами
- Определение необходимых ресурсов
- Шаги внедрения программы
- Поддержка и обновление программы
- Преимущества эффективного управления запасами
- Часто задаваемые вопросы
Работа в салоне красоты связана с постоянным контролем запасов на складах. Особенно это актуально для компаний, которые реализуют уходовые средства и косметику клиентам. Грамотно организованный учет даст возможность вовремя заказывать поставку продукции, не допускать перерасхода или недостатка, а также исключит избыток ненужных запасов. Использование программного модуля в CRM-системе 1С:Салон красоты увеличивает прибыль компании за счет оптимизации расходов, упрощает взаимодействие с поставщиками.
Анализ текущего состояния
В быстро расширяющейся компании, открывающей представительства и отделения, особенно важна грамотная организация материального учета. Салон не будет приносить прибыли, если закупки расходников, инструментов, косметических средств, осуществляются нерегулярно, товар приобретается по завышенной стоимости, доставка отнимает много времени. Это приводит к подорожанию услуг и уходу клиентов к конкурентам.
Оценка текущей системы управления запасами
Непросто самостоятельно объективно оценить текущую ситуацию и понять, где учетные процессы организованы неверно, почему салон работает в убыток. Специалисту предоставляется доступ к базе данных, чтобы он мог получить наглядное представление о том, как организовано движение материалов, продукции и комплектующих. Иногда достаточно рассказа руководителя для выявления проблем.
Идентификация проблем и слабых мест
Слабые места в складском учете разные — это отсутствие или неправильное ведение технологических карт, невозможность изменить технологию списания при возникновении нештатной ситуации и пр. Зачастую персонал забывает оповестить администратора или кладовщика о том, что пора закупить новую партию продукции. Материальные проблемы приводят к простою рабочих мест, аннулированию заявок клиентов на конкретную процедуру, сокращению оборота.
Определение целей улучшения
При выборе CRM-модуля учитываются задачи, которые должно решить внедрение системы. В крупном салоне, где работают десятки мастеров, ежедневно вести вручную учет расходных материалов невозможно. Программное решение позволит автоматически списывать товары, «привязанные» к конкретному сотруднику, с учетом специфики оказываемых услуг.
Отслеживание перемещения товаров дает наглядное представление о количестве запасов на текущий момент. Доступ к истории взаимодействия с поставщиками продемонстрирует руководителю стоимость товаров и позволит выбрать оптимальный ценовой вариант без потери качества.
Выбор программы управления запасами
CRM-система приобретается с учетом специфики конкретных бизнес-процессов. Для небольшой парикмахерской, где работают 2-3 мастера, подойдет модель с отслеживанием движения материалов на складе, интеграцией с 1C:Бухгалтерией созданием аналитических и финансовых отчетов по заданным показателям. Крупной компании потребуется программное решение, учитывающее нюансы деятельности, с подключением товарооборота, нескольких складов, привязкой материалов к специалистам и услугам в онлайн-режиме и т. п.
Ключевые факторы для выбора программы
При подборе рекомендуется опираться на следующие критерии:
- полноценный учет прихода и расхода товара на складе;
- создание технологических карт;
- автоматическое списание продукции в зависимости от типа оказываемых услуг;
- генерация оповещений о минимальных остатках запасов конкретного продукта;
- составление и отправка заказов поставщикам;
- формирование отчетов по выбранным параметрам;
- возможность интеграции с онлайн-кассами, другими системами, например с «Честным знаком»;
- простой и удобный механизм оприходования поступивших ТМЦ.
Внедрение программы управления запасами
Чтобы повысить прибыль при помощи CRM-продукта, следует тщательно подготовиться к установке ПО: провести анализ необходимых ресурсов, обучить персонал, наладить интерфейс, вовремя решать возникающие технические проблемы.
Подготовка к внедрению программы
CRM-система отличается интуитивно понятным функционалом, однако разнообразие опций порой вызывает проблемы. Можно заказать бесплатную демоверсию или презентацию, чтобы разобраться с интерфейсом, определить достоинства и недостатки продукта, понять принципы освоения.
Обучение сотрудников
В среднем обучающий процесс занимает 3-5 рабочих дней. В разделе «Склад» заполняется подраздел «Номенклатура» и указывается, какие критические остатки необходимо обеспечить для бесперебойной работы студии. При исчерпании ресурсов программа создает напоминание о необходимости пополнения резервов.
Документооборот автоматизирован — одним кликом мышки можно зайти в «Закупки», чтобы отследить движение заказов, возврат, поступление товара, составить отчетные формы и акты взаиморасчетов. Если на первых порах применение интерфейса вызывает затруднения у персонала, то можно записывать последовательность действий, чтобы довести их до автоматизма.
Определение необходимых ресурсов
При установке учитываются следующие параметры:
- количество рабочих мест;
- мощность сервера;
- конфигурация и операционная система компьютеров;
- способ подключения «клиентов» — через локальную внутреннюю сеть или при помощи доступа в интернет.
Шаги внедрения программы
Специалист внедрения учитывает ранее проведенный анализ состояния складского учета и пожелания заказчика по улучшению ситуации. На отладку программы влияет специфика деятельности, число занятых сотрудников, количество отделений и складов, а также другие факторы.
Определение оптимального уровня запасов
В соответствующем поле устанавливается оптимальное число расходников, необходимое для бесперебойной работы мастеров. Например, 10 упаковок ватных дисков и 12 пачек апельсиновых палочек. Если их станет меньше, то программа оповещает администратора о критическом значении. Это позволяет вовремя отреагировать на ситуацию и пополнить запасы до их исчерпания. Такой подход дает возможность экономить рабочее время, направлять ресурсы на взаимодействие с клиентами, а не на покупку расходников в режиме форс-мажора.
Установка системы контроля и мониторинга
Модуль позволяет переводить товары между складами, анализировать закупочную систему, вести контроль при помощи 20 отчетов — от ведомости по запасам до план-факторного анализа. Продукция не потеряется в процессе движения, не будет перерасхода, избытка или недостачи. Вести наблюдение можно в онлайн-режиме из любого места, что упрощает работу руководителя или материально ответственного лица.
Разработка процедур заказа и приемки товаров
Можно установить периодичность создания и отправки заказа конкретному поставщику в зависимости от степени расходования поставляемой продукции и длительности доставки. При своевременном пополнении запасов клиенты в косметологической клинике получают необходимые услуги максимально быстро, без задержек и ожидания, что положительно сказывается на привлечении новых пользователей и удержании старых.
В графе «Возвраты» отражаются товары, которые отправляются назад, указываются причины, по которым те или иные товары не были приняты на склад. Оптимизация сотрудничества с подрядчиками дает возможность работать с надежными и проверенными контрагентами, поставляющими качественную продукцию.
Поддержка и обновление программы
При постоянной техподдержке можно в минимальные сроки решить возникшие сложности с неполадками, устранить недоработки. При разработке обновлений учитываются пожелания партнеров. Каждый релиз проходит всестороннее тестирование. Обновления выпускаются каждый месяц.
Регулярное обучение персонала
Применение обновленной CRM-программы обычно не составляет затруднений. При необходимости, специалисты проконсультируют персонал по особенностям использования новых блоков.
Анализ и улучшение процессов управления запасами
Сопоставляя формы и отчеты, можно анализировать текущие тенденции по движению материалов, выбирать наиболее востребованные направления развития, вовремя пополнять запасы сырья и расходников. Оптимальные схемы управления уменьшат расходы, поскольку на основании имеющихся данных всегда можно выбрать подходящего поставщика, который доставит продукцию по выгодной стоимости в минимальные сроки.
Преимущества эффективного управления запасами
Польза грамотной организации учета запасов очевидна: можно за 1-2 месяца снизить финансовые расходы, уменьшить затраты рабочего времени на решение вопросов пополнения запасов, предоставить клиентам доступ ко всему спектру услуг косметологической клиники или салона.
Увеличение доступности товаров для клиентов
Зачастую наряду с профессиональными услугами компании реализуют посетителям шампуни, кремы, средства уходовой, декоративной косметики и пр. Можно предложить посетителю большой выбор профессиональных препаратов, которые улучшат состояние волос, кожи. С большой долей вероятности пользователь купит что-то и порекомендует своим знакомым и близким воспользоваться продуктом. Прибыль салона и количество посетителей вырастет.
Сокращение потерь и излишков товаров
Оптимизация учета снижает потери и излишки до нуля — невостребованные расходники не приобретаются. Покупается товар, который используется мастерами. Анализ движения и списания дает возможность закупать комплектующие в нужном объеме, не превышающем установленный лимит.
Оптимизация затрат на запасы
Администрация или бухгалтерия планирует закупки в соответствии с установленным планом. Оповещения об исчерпании минимальных запасов позволяют вовремя пополнить склад требуемым количеством номенклатурных изделий, не допуская дефицита или избытка.
Повышение уровня обслуживания клиентов
Своевременное пополнение складских запасов исключает отказ посетителю в услуге, снижает время ожидания, дает возможность предложить человеку наиболее подходящий вариант косметической продукции по приемлемой цене.
Часто задаваемые вопросы
Как часто следует обновлять уровень запасов?
Чтобы определить оптимальный уровень запасов, нужно вычесть из количества товаров, прибывших на склад, количество товаров, ушедшие со склада.
Как определить оптимальный уровень запасов?
Небольшие салоны красоты могут воспользоваться ПО, в котором определены нормы списания материалов по мастерам, клиентам, пакетным услугам, аналогам. Доступны финансовая аналитика и анализ перемещения комплектующих.
Каким образом программа управления запасами помогает повысить продажи?
Оборот и прибыль компании увеличиваются за счет оптимизированного аналитического учета, с сокращением расходов, издержек, исключения избытков и недостачи на складах.
Автоматизированный складской учет позволяет администрации или руководству держать под контролем движение материалов, пополнять запасы вовремя, выбирать проверенных поставщиков, предлагать клиентам широкий спектр косметических, уходовых и других средств. Используя отчеты, можно определить, какие мастера принесли наибольший доход, оценить средний чек клиента, установить перспективные направления развития предприятия. Такой подход увеличивает продажи и повышает прибыльность салона красоты.
