03.10.2023
9 мин
761

Как упростить бухгалтерский учет в салоне красоты

  1. Основные принципы бухгалтерского учета в салоне красоты
  2. Использование специализированного программного обеспечения
  3. Автоматизация процессов в салоне красоты
  4. Обучение персонала и ведение документации
  5. Часто задаваемые вопросы

Законодательство обязывает предприятия бьюти-индустрии вне зависимости от формы собственности вести бухгалтерский и налоговый учет. Если компания быстро развивается, то непросто отследить изменения в движении финансовых потоков. Есть шанс допустить ошибку, которая впоследствии обернется крупными штрафами. Избежать этого поможет автоматизация бухучета с помощью программы 1С:Салон красоты.

Основные принципы бухгалтерского учета в салоне красоты


Как упростить бухгалтерский учет в салоне красоты

Чтобы компания успешно работала, необходимо грамотно составлять формы и отчеты, контролировать платежи, вести учет поступающих и расходуемых материалов. Специалисты предлагают использовать следующие варианты.

Ведение кассового журнала

В книгу заносятся сведения о клиенте — дата посещения, Ф.И.О. с номером контактного телефона, оказанные услуги, величина оплаты. Исправления на бумажном носителе делаются только с разрешения администратора под подпись. Ведение записей вручную отнимает много рабочего времени, чревато ошибками, потерей необходимых данных. Специалисты рекомендуют автоматизировать кассу, особенно при большом обороте.

Учет выручки и расходов

Баланс между затратами и приходом дает понять, работает салон в убыток или приносит прибыль. Используя первичную документацию на бумажных носителях, не имея под рукой свежей информации об остатке запасов, виде и количестве оказанных услуг, непросто рассчитать себестоимость и определить перспективные направления развития, приносящие больше всего прибыли. Автоматизация и контроль всех финансовых параметров, регулярная аналитика с составлением наглядных отчетов, в разы упростят бухгалтеру работу.

Систематическая организация документооборота

Ведение учета невозможно без систематизации официальных данных. Формы должны соответствовать требованиям законодательства. При расчетах с сотрудниками следует учитывать социальные выплаты, верно рассчитывать пособия и больничные листы, заполнять табели отработанного времени. Все документы на бумажных носителях, относящиеся к личным данным персонала, хранятся в сейфе во избежание утечки конфиденциальной информации.

Разделение бухгалтерского учета на функциональные блоки

Упорядочить оборот документации можно при помощи деления учета по следующим разделам:

  • бухгалтерский;
  • налоговый;
  • кадровый.

Систематизация и упорядочивание официальных бумаг вручную — трудоемкий процесс и отнимает много времени. Если использовать автоматизированные системы, рутинная работа сократится до минимума. Это позволит направить ресурсы на поиск перспектив по развитию студии или парикмахерской.

Использование специализированного программного обеспечения


Как упростить бухгалтерский учет в салоне красоты

В бьюти-сфере, как и в остальных отраслях, применяется ПО, упрощающее бухучет, делающее его прозрачным и удобным. Использование электронных носителей поощряется государством — многие статистические и другие формы принимаются только в режиме онлайн, через удаленный доступ.

Преимущества использования программного обеспечения

CRM-система с модулем финансового учета обладает следующими достоинствами:

  • дает возможность эффективно управлять финансовыми потоками, определять рентабельность;
  • позволяет вести взаиморасчеты с мастерами, начислять з/плату, премии, соцвыплаты, производить удержания;
  • управляет дебиторской задолженностью;
  • создает до 20 видов аналитической и иной отчетности, по которым руководство может отслеживать работу персонала, создавать стратегии продвижения на рынке.

Рекомендации по выбору подходящей программы

При подборе программного решения следует опираться на такие критерии:

Специфика деятельности и количество рабочих мест — от этого напрямую зависит стоимость ПО. Например, создание индивидуальных технологических карт для сложных процедур потребуется нейл-мастерам, работающим в 4 руки.

Наличие инструментов планирования, дающих возможность учитывать оказанные услуги и проданные товары, складские запасы. Важно знать, ведется ли учет критических остатков, анализируется ли фактическое время отработки персоналом.

Полноценная база данных посетителей, в которую включена информация о взаимодействии с клиентом, от его звонка или письма в соцсети или мессенджере до последней оплаты за услугу.

Интеграция с другими системами, например, с 1С:Бухгалтерией, мессенджерами и соцсетями.

Необходимые функции программного обеспечения для салона красоты

CRM-программа, разработанная специально для бьюти-компаний, имеет ряд нюансов и отличий от стандартных продуктов. Автоматизированное решение включает в себя такой функционал:

1. Учет услуг и продуктов

Поскольку основная область деятельности парикмахерских, барбершопов, SPA-салонов — оказание услуг, то в программу закладывается модуль, в котором учитываются кассовые операции, безналичные или наличные расчеты по приобретению посетителями сопутствующей продукции, движение товаров и расходников по складам, от заказа у поставщиков до реализации и списания.

2. Управление клиентской базой данных

В карточке клиента хранятся данные о покупках, среднем чеке, дате последнего визита, оказанных услугах и их стоимости. Администратору доступны история посещений, список акций и скидок, которыми пользовался заказчик. Можно анализировать клиентскую базу по любому из показателей. Это дает возможность делать клиенту персональные предложения, формировать востребованные программы лояльности.

3. Формирование отчетов и статистики

CRM-версия для бьюти-компаний должна содержать типовые отчетные формы, позволяющие отслеживать и контролировать приход, расход материалов, вычислять эффективность персонала в целом и конкретно по каждому сотруднику. Это позволит сократить затраты, оптимизировать работу администрации и мастеров, снизить потери рабочего времени.

CRM-система — другой уровень ведения бизнес-процессов

Для чего нужна CRM-система салона красоты?

Чтобы увеличить средний чек каждого клиента, максимально загрузить всех мастеров и сэкономить времени администраторов.

Автоматизация процессов в салоне красоты

Работа в студии связана с постоянным проведением и приемом платежей, закупкой оборудования, инвентаря, расходников, обработкой заявок от клиентов, созданием маркетинговых акций. Автоматическая обработка и отслеживание процессов снижает до нуля роль человеческого фактора, позволяет оптимизировать затраты, определять загруженность рабочих мест, планировать прибыль, исключать убытки.

Внедрение электронной записи и управления расписанием

Авторасписание дает возможность мастерам планировать рабочее время, не допуская простоев, опозданий, заранее извещая администрацию о форс-мажорных обстоятельствах. Посетители могут записываться к конкретному специалисту согласно его графику работы. Такой подход увеличивает производительность труда на 20-30% через 2-3 месяца после внедрения ПО.

Использование онлайн-платформ для приема платежей

Программный продукт интегрирован с электронными картами, онлайн-кассами «Эвотор», Life Pay, сканерами штрих-кодов, терминалами, дисплеями покупателя, другим оборудованием. Это позволяет принимать оплату любым удобным посетителю способом.

Систематизации процесса инвентаризации и заказа материалов

В разделе «Склад» указывается минимальный лимит остатков запасов и расходников. При уменьшении предельного норматива администратору отправляется уведомление о необходимости докупить товар. Это дает возможность избежать дефицита и избытка продукции. Можно перемещать товары между складами, проводить инвентаризационные мероприятия несколькими кликами мышки, формировать и отправлять поставщикам заказы на требующиеся расходники.

Перенос бухгалтерии в электронный формат

CRM-система совместима с 1С:Бухгалтерией. Оказание конкретной услуги, заявка клиента на процедуру, проведение оплаты и списание приспособлений автоматически фиксируются во всех сопутствующих формах. Это удобно, поскольку исключает ошибки в учете, сокращает потери рабочего времени.

Обучение персонала и ведение документации


Как упростить бухгалтерский учет в салоне красоты

CRM-продукт отличается доступным, простым и интуитивно понятным интерфейсом. Процесс обучения сотрудников занимает 3-5 дней. В основном меню приведены разделы, кликом на которые открываются подразделы и таблицы. Параметры сортируются по определенным показателям в столбцы. Можно воспользоваться обучающими материалами в Базе данных, на сайте YouTube, заказать бесплатную демоверсию или презентацию, которая поможет быстрее разобраться с функционалом.

Важность обучения персонала бухгалтерскому учету

Согласно статистическим данным, 80% некорректного использования специализированного ПО связано с неправильным обучением работников. Применение программы не принесет ожидаемой прибыли, если данные бухучета не фиксируются в соответствующих формах. Работники должны понимать, что увеличение заработной платы напрямую зависит от грамотной эксплуатации. Возникающие вопросы решаются с представителями техподдержки.

Подготовка и соблюдение необходимой документации

Можно создать формы отчетов для администраторов и бухгалтеров, обязательные для периодической выгрузки руководству. Директор проверит, куда расходуются средства, отследит пути прихода клиентов, выявляя перспективные направления, оперативно решит вопросы по привлечению новых поставщиков.

Рекомендации по ведению кадрового делопроизводства

CRM-решение упрощает взаимодействие с работниками. Автоматически рассчитывается з/плата, премии, налоговые вычеты и удержания. Информация сведена в таблицу — все прозрачно, наглядно, без ошибок, искажений. Можно определить, какой мастер принес больше всего прибыли бьюти-организации, установить посменные выплаты, внести нового сотрудника в ведомость, удалить уволившегося.

Часто задаваемые вопросы

Какие документы необходимо хранить для бухгалтерии салона красоты?

В бухгалтерии хранится первичная документация (накладные, счета-фактуры и пр.), акты сверки и взаиморасчетов с подрядчиками, договоры аренды, налоговые формы и отчеты, журналы расхода, кассовая книга, другие официальные бумаги, предписанные законодательством в зависимости от формы собственности и варианта обложения налогами.

Какой вид программного обеспечения лучше всего подходит для салона красоты?

Доступно специальное решение «Салон», которое приобретается в коробочной версии или по подписке. ПО включает в себя полный комплект складского учета, автоматический расчет зарплаты, модуль онлайн-кассы, клиентскую базу, от 80 готовых отчетов и аналитический конструктор, при помощи которого создаются уникальные формы. Дополнительно подключается интернет-магазин, электронные карточки.

Как можно упростить ведение кассового журнала?

Приходно-расходные операции отражаются сразу во всех сопутствующих ведомостях, включая кассовый журнал.

Какие налоги должны уплачивать салоны красоты?

В соответствии с нормами текущего законодательства, компания может использовать ОСНО (с выплатой налога на имущество, прибыль, НДС), УСН (с перечислением единого налога), НПД (с оформлением и оплатой патента). Также выплачивается НДФЛ, страховые взносы, исчисляемые от фонда заработной платы в размере 30%.


Применение специализированных автоматизированных систем позволяет отслеживать движение денежных средств, проводить полный финансовый анализ самостоятельно, без привлечения аудитора, вести взаиморасчеты с клиентами и поставщиками, приходовать и списывать расходные материалы и товары, начислять и выплачивать заработную плату и премиальные поощрения. Оптимизация бухучета сокращает издержки, минимизирует ошибки в делопроизводстве и расчете обязательных налоговых отчислений, повышает прибыль.


ПОЛУЧИТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ

Как продвигать салон красоты без бюджета