Как упростить бухгалтерский учет в салоне красоты
- Основные принципы бухгалтерского учета в салоне красоты
- Использование специализированного программного обеспечения
- Автоматизация процессов в салоне красоты
- Обучение персонала и ведение документации
- Часто задаваемые вопросы
Законодательство обязывает предприятия бьюти-индустрии вне зависимости от формы собственности вести бухгалтерский и налоговый учет. Если компания быстро развивается, то непросто отследить изменения в движении финансовых потоков. Есть шанс допустить ошибку, которая впоследствии обернется крупными штрафами. Избежать этого поможет автоматизация бухучета с помощью программы 1С:Салон красоты.
Основные принципы бухгалтерского учета в салоне красоты
Чтобы компания успешно работала, необходимо грамотно составлять формы и отчеты, контролировать платежи, вести учет поступающих и расходуемых материалов. Специалисты предлагают использовать следующие варианты.
Ведение кассового журнала
В книгу заносятся сведения о клиенте — дата посещения, Ф.И.О. с номером контактного телефона, оказанные услуги, величина оплаты. Исправления на бумажном носителе делаются только с разрешения администратора под подпись. Ведение записей вручную отнимает много рабочего времени, чревато ошибками, потерей необходимых данных. Специалисты рекомендуют автоматизировать кассу, особенно при большом обороте.
Учет выручки и расходов
Баланс между затратами и приходом дает понять, работает салон в убыток или приносит прибыль. Используя первичную документацию на бумажных носителях, не имея под рукой свежей информации об остатке запасов, виде и количестве оказанных услуг, непросто рассчитать себестоимость и определить перспективные направления развития, приносящие больше всего прибыли. Автоматизация и контроль всех финансовых параметров, регулярная аналитика с составлением наглядных отчетов, в разы упростят бухгалтеру работу.
Систематическая организация документооборота
Ведение учета невозможно без систематизации официальных данных. Формы должны соответствовать требованиям законодательства. При расчетах с сотрудниками следует учитывать социальные выплаты, верно рассчитывать пособия и больничные листы, заполнять табели отработанного времени. Все документы на бумажных носителях, относящиеся к личным данным персонала, хранятся в сейфе во избежание утечки конфиденциальной информации.
Разделение бухгалтерского учета на функциональные блоки
Упорядочить оборот документации можно при помощи деления учета по следующим разделам:
- бухгалтерский;
- налоговый;
- кадровый.
Систематизация и упорядочивание официальных бумаг вручную — трудоемкий процесс и отнимает много времени. Если использовать автоматизированные системы, рутинная работа сократится до минимума. Это позволит направить ресурсы на поиск перспектив по развитию студии или парикмахерской.
Использование специализированного программного обеспечения
В бьюти-сфере, как и в остальных отраслях, применяется ПО, упрощающее бухучет, делающее его прозрачным и удобным. Использование электронных носителей поощряется государством — многие статистические и другие формы принимаются только в режиме онлайн, через удаленный доступ.
Преимущества использования программного обеспечения
CRM-система с модулем финансового учета обладает следующими достоинствами:
- дает возможность эффективно управлять финансовыми потоками, определять рентабельность;
- позволяет вести взаиморасчеты с мастерами, начислять з/плату, премии, соцвыплаты, производить удержания;
- управляет дебиторской задолженностью;
- создает до 20 видов аналитической и иной отчетности, по которым руководство может отслеживать работу персонала, создавать стратегии продвижения на рынке.
Рекомендации по выбору подходящей программы
При подборе программного решения следует опираться на такие критерии:
Специфика деятельности и количество рабочих мест — от этого напрямую зависит стоимость ПО. Например, создание индивидуальных технологических карт для сложных процедур потребуется нейл-мастерам, работающим в 4 руки.
Наличие инструментов планирования, дающих возможность учитывать оказанные услуги и проданные товары, складские запасы. Важно знать, ведется ли учет критических остатков, анализируется ли фактическое время отработки персоналом.
Полноценная база данных посетителей, в которую включена информация о взаимодействии с клиентом, от его звонка или письма в соцсети или мессенджере до последней оплаты за услугу.
Интеграция с другими системами, например, с 1С:Бухгалтерией, мессенджерами и соцсетями.
Необходимые функции программного обеспечения для салона красоты
CRM-программа, разработанная специально для бьюти-компаний, имеет ряд нюансов и отличий от стандартных продуктов. Автоматизированное решение включает в себя такой функционал:
1. Учет услуг и продуктов
Поскольку основная область деятельности парикмахерских, барбершопов, SPA-салонов — оказание услуг, то в программу закладывается модуль, в котором учитываются кассовые операции, безналичные или наличные расчеты по приобретению посетителями сопутствующей продукции, движение товаров и расходников по складам, от заказа у поставщиков до реализации и списания.
2. Управление клиентской базой данных
В карточке клиента хранятся данные о покупках, среднем чеке, дате последнего визита, оказанных услугах и их стоимости. Администратору доступны история посещений, список акций и скидок, которыми пользовался заказчик. Можно анализировать клиентскую базу по любому из показателей. Это дает возможность делать клиенту персональные предложения, формировать востребованные программы лояльности.
3. Формирование отчетов и статистики
CRM-версия для бьюти-компаний должна содержать типовые отчетные формы, позволяющие отслеживать и контролировать приход, расход материалов, вычислять эффективность персонала в целом и конкретно по каждому сотруднику. Это позволит сократить затраты, оптимизировать работу администрации и мастеров, снизить потери рабочего времени.
Для чего нужна CRM-система салона красоты?
Чтобы увеличить средний чек каждого клиента, максимально загрузить всех мастеров и сэкономить времени администраторов.
Автоматизация процессов в салоне красоты
Работа в студии связана с постоянным проведением и приемом платежей, закупкой оборудования, инвентаря, расходников, обработкой заявок от клиентов, созданием маркетинговых акций. Автоматическая обработка и отслеживание процессов снижает до нуля роль человеческого фактора, позволяет оптимизировать затраты, определять загруженность рабочих мест, планировать прибыль, исключать убытки.
Внедрение электронной записи и управления расписанием
Авторасписание дает возможность мастерам планировать рабочее время, не допуская простоев, опозданий, заранее извещая администрацию о форс-мажорных обстоятельствах. Посетители могут записываться к конкретному специалисту согласно его графику работы. Такой подход увеличивает производительность труда на 20-30% через 2-3 месяца после внедрения ПО.
Использование онлайн-платформ для приема платежей
Программный продукт интегрирован с электронными картами, онлайн-кассами «Эвотор», Life Pay, сканерами штрих-кодов, терминалами, дисплеями покупателя, другим оборудованием. Это позволяет принимать оплату любым удобным посетителю способом.
Систематизации процесса инвентаризации и заказа материалов
В разделе «Склад» указывается минимальный лимит остатков запасов и расходников. При уменьшении предельного норматива администратору отправляется уведомление о необходимости докупить товар. Это дает возможность избежать дефицита и избытка продукции. Можно перемещать товары между складами, проводить инвентаризационные мероприятия несколькими кликами мышки, формировать и отправлять поставщикам заказы на требующиеся расходники.
Перенос бухгалтерии в электронный формат
CRM-система совместима с 1С:Бухгалтерией. Оказание конкретной услуги, заявка клиента на процедуру, проведение оплаты и списание приспособлений автоматически фиксируются во всех сопутствующих формах. Это удобно, поскольку исключает ошибки в учете, сокращает потери рабочего времени.
Обучение персонала и ведение документации
CRM-продукт отличается доступным, простым и интуитивно понятным интерфейсом. Процесс обучения сотрудников занимает 3-5 дней. В основном меню приведены разделы, кликом на которые открываются подразделы и таблицы. Параметры сортируются по определенным показателям в столбцы. Можно воспользоваться обучающими материалами в Базе данных, на сайте YouTube, заказать бесплатную демоверсию или презентацию, которая поможет быстрее разобраться с функционалом.
Важность обучения персонала бухгалтерскому учету
Согласно статистическим данным, 80% некорректного использования специализированного ПО связано с неправильным обучением работников. Применение программы не принесет ожидаемой прибыли, если данные бухучета не фиксируются в соответствующих формах. Работники должны понимать, что увеличение заработной платы напрямую зависит от грамотной эксплуатации. Возникающие вопросы решаются с представителями техподдержки.
Подготовка и соблюдение необходимой документации
Можно создать формы отчетов для администраторов и бухгалтеров, обязательные для периодической выгрузки руководству. Директор проверит, куда расходуются средства, отследит пути прихода клиентов, выявляя перспективные направления, оперативно решит вопросы по привлечению новых поставщиков.
Рекомендации по ведению кадрового делопроизводства
CRM-решение упрощает взаимодействие с работниками. Автоматически рассчитывается з/плата, премии, налоговые вычеты и удержания. Информация сведена в таблицу — все прозрачно, наглядно, без ошибок, искажений. Можно определить, какой мастер принес больше всего прибыли бьюти-организации, установить посменные выплаты, внести нового сотрудника в ведомость, удалить уволившегося.
Часто задаваемые вопросы
Какие документы необходимо хранить для бухгалтерии салона красоты?
В бухгалтерии хранится первичная документация (накладные, счета-фактуры и пр.), акты сверки и взаиморасчетов с подрядчиками, договоры аренды, налоговые формы и отчеты, журналы расхода, кассовая книга, другие официальные бумаги, предписанные законодательством в зависимости от формы собственности и варианта обложения налогами.
Какой вид программного обеспечения лучше всего подходит для салона красоты?
Доступно специальное решение «Салон», которое приобретается в коробочной версии или по подписке. ПО включает в себя полный комплект складского учета, автоматический расчет зарплаты, модуль онлайн-кассы, клиентскую базу, от 80 готовых отчетов и аналитический конструктор, при помощи которого создаются уникальные формы. Дополнительно подключается интернет-магазин, электронные карточки.
Как можно упростить ведение кассового журнала?
Приходно-расходные операции отражаются сразу во всех сопутствующих ведомостях, включая кассовый журнал.
Какие налоги должны уплачивать салоны красоты?
В соответствии с нормами текущего законодательства, компания может использовать ОСНО (с выплатой налога на имущество, прибыль, НДС), УСН (с перечислением единого налога), НПД (с оформлением и оплатой патента). Также выплачивается НДФЛ, страховые взносы, исчисляемые от фонда заработной платы в размере 30%.
Применение специализированных автоматизированных систем позволяет отслеживать движение денежных средств, проводить полный финансовый анализ самостоятельно, без привлечения аудитора, вести взаиморасчеты с клиентами и поставщиками, приходовать и списывать расходные материалы и товары, начислять и выплачивать заработную плату и премиальные поощрения. Оптимизация бухучета сокращает издержки, минимизирует ошибки в делопроизводстве и расчете обязательных налоговых отчислений, повышает прибыль.
