Как автоматизация помогла салону красоты не терять клиентов и эффективно закупать расходники

Кейс от сети студий красоты «СК»

Салоны красоты, которые предлагают широкую линейку косметических и эстетических процедур, должны следить за несколькими ключевыми параметрами – количеством и удовлетворённостью клиентов, а также за наличием и своевременной закупкой расходных материалов. Если речь идёт о сети салонов, то ручной складской учёт и работа с клиентской базой в какой-то момент становятся препятствием для развития бизнеса. О том, как автоматизация способна сделать работу заведения более эффективной, порталу Biz360.ru рассказал Руслан Микитюк, директор по развитию продукта «1С:Салон красоты».

Досье

Руслан Микитюк – директор по развитию программного продукта «1С:Салон красоты» компании «Лаборатория программного обеспечения». С 2005 года работает в сфере автоматизации wellness- и beauty-индустрии, развивает IT-решения для салонов красоты и фитнес-клубов. При его участии осуществлено более 2500 успешных проектов автоматизации в этих нишах. Продукт «1С:Салон красоты» используют в своей работе компании в России, Белоруссии, Турции и Казахстане.

Бизнес на две страны

Сеть студий красоты «СК7» работает на рынке уже более 20 лет. Её салоны расположены в Москве возле станций метро «Беляево» и «Юго-Западная», а также в чешском курортном городе Карловы Вары. Это заведения премиум-класса, оснащённые качественным современным оборудованием. Помещения поделены на косметологический, парикмахерский и маникюрно-педикюрный залы.

В сети работают четыре администратора, которые сопровождают около 500 постоянных клиентов и отвечают за коммуникации с новыми посетителями. Администраторы не чувствуют высокую нагрузку, не забывают ни про одного клиента и вовремя обеспечивают мастеров всеми необходимыми материалами для работы. За счёт чего этого удалось добиться?

Четыре года назад сеть «СК7» начала использовать программу автоматизации «1С:Салон красоты». Расскажем, как компания пришла к этому IT-продукту и что получила в итоге.

Почему возникла потребность в автоматизации

Раньше работа с клиентами выстраивалась в «СК7» следующим образом: клиенты звонили в салон, записывались к нужному мастеру – и администраторы вносили информацию о визите в бумажные тетради. Из-за пресловутого человеческого фактора, а также высокой нагрузки на сотрудников, иногда случались ошибки: накладки в расписании, записывались не все процедуры, которые требовались клиенту, и так далее.

Менеджмент сети хотел автоматизировать процесс записи, сделать его более удобным для клиентов и разгрузить администраторов – чтобы они занимались только сопровождением гостей.

Другая сложность, с которой сталкивались в «СК7» – складской учёт. Мастера используют разное количество расходных материалов – например, у парикмахеров он зависит от длины волос конкретного клиента, их объёма и цвета. Приходилось считать вручную, каких расходников и сколько потратил каждый мастер, а также определять, сколько средств нужно заказать на склад, учитывая загрузку салона на ближайшее время. Нужен был автоматизированный складской учёт, с минимальным участием сотрудников.

Как изменилась система записи

Появился виджет онлайн-записи. Клиенты сами записываются на консультации и процедуры на сайте «СК7», на «Яндекс.Картах» и в «2ГИС». Администраторы избавлены от этой обязанности. Теперь они сконцентрированы на сопровождении клиентов.

У сети появилась CRM-система. Теперь в карточке каждого клиента отображается полная информация о нём: статус, контакты, документы, фотография, взаиморасчёты, сведения о родственниках (например, о детях).

«Удобно, что благодаря карточке клиента мы знаем, откуда он к нам пришёл, любит ли кофе, есть ли у него собачка, опаздывает или нет. Когда клиент записывается, мы видим его карточку и уже понимаем, что ему предложить», – замечает Ирина Екимова, управляющий салона красоты «СК7».

Использование CRM-системы повысило качество клиентского обслуживания, а ошибки при записи теперь исключены. Салон красоты использует триггерные рассылки для уведомления и привлечения клиентов, информирования их о новых акциях и услугах.

Благодаря CRM, стало проще планировать деятельность салона. Любые аспекты работы, в том числе записи, визиты, события, можно корректировать. Это позволяет избежать недозагрузок или перезагрузок салона и каждого мастера в частности.

Как изменилась работа со складом

Складской учёт полностью автоматизирован. Теперь в программе «1С:Салон красоты» отображается каждое движение товара. К ним относятся: поступление новых материалов и расходников, их списание при оказании услуг, инвентаризация и контроль критических остатков.

Теперь у администраторов «СК7» появилась возможность:

видеть все списания товаров и понимать, сколько материала уходит на ту или иную процедуру;
получать уведомление о необходимости сделать новый заказ, когда материал заканчивается;
отслеживать использование материалов за разный временной период, будь то день или месяц.

Программу нужно настроить один раз, и дальше она сама всё рассчитывает.

Прозрачное управление

Руководство сети контролирует финансовые показатели и общую работу салонов. В программе автоматически формируются отчёты или они создаются за пару кликов.

Сеть «СК7» использует мобильное приложение «1С:Салон красоты». Им пользуются управляющие, мастера и администраторы. Управляющие отслеживают в нём выручку, следят за дисциплиной мастеров, назначениями и отменами визитов. При этом есть возможность одновременной работы с разными филиалами.

Администратор, не находясь за компьютером, может в приложении запланировать визит или установить график для мастера. Последний может просматривать свой график и указывать объём необходимых расходных материалов, чтобы они были подготовлены к нужному дню или времени.

Цена вопроса и предварительные итоги автоматизации

На первый этап автоматизации наш заказчик потратил порядка 200 тысяч рублей: 30 тысяч ушло на обучение, остальные деньги – на покупку программы. Далее по мере развития уже докупались дополнительные сервисы: виджет онлайн-записи и интеграция с мессенджерами, а также технические консультации и обновления.

«Теперь у нас отличная связь с клиентами. Основные задачи – ввести онлайн-запись и автоматизировать работу со складом, – получилось решить. Мы пользуемся всем функционалом, работать очень удобно», – резюмирует Ирина Екимова, управляющий салона красоты «СК7».